Calendrier de préparation d'une classe de découvertes

J – 8 ou 12 mois : Réalisation du projet pédagogique

Il doit s’inscrire dans le cadre du projet d’école défini pour 3 ans ou de son avenant annuel.

Premières démarches :

1. se mettre en relation avec les PEP de son département pour déterminer le type de classe, le lieu et obtenir un premier devis estimatif du coût
2. se documenter sur les financeurs potentiels. Les PEP de votre département peuvent vous aider dans cette recherche.

A la rentrée scolaire :

1. Mise en route du projet pédagogique administratif et financier (utiliser notre projet « des classes à vivre »)
2. Présenter le projet au Conseil d’école et aux parents d’élèves
3. Vérifier les risques couverts par les assurances des différents participants : enseignant (pensez à l’Autonome de Solidarité !) élèves : une assurance individuelle de responsabilité civile est nécessaire (responsabilité civile et individuelle accident) établissement : vérifiez que l’établissement scolaire bénéficie d’un contrat couvrant les risques inhérents à ce type de sortie.
4. Poser une option de séjour (dates, lieu, coût).

J – 6 mois : Concrétisation du projet

1. Afin d’établir un budget global, interroger ou rencontrer les financeurs potentiels (Collectivités locales et territoriales, Amicales laïques, Fédérations de parents d’élèves, Délégués Départementaux de l’Education Nationale, Services sociaux, Caisse des écoles, Associations caritatives, mécènes (Rotary, Lyon’s Club), CAF, MSA, JPA, PEP.…
2. Etablir le projet pédagogique et une ébauche du déroulement de séjour en prenant contact avec le directeur du centre ou son représentant (siège de l’association PEP) :
   organisation du transport
   choix des activités pédagogiques et sportives
   constitution de l’équipe d’encadrement pour la vie quotidienne, si vous souhaitez être accompagnés d'accompagnateurs bénévoles.
3. Réunir les parents pour une présentation définitive du projet (il est conseillé de s’adjoindre les services du représentant de l’association départementale PEP et éventuellement d’un élu représentant le financeur principal).
   Solliciter l’accord définitif des familles pour la participation des enfants à la classe de découvertes.
   Définir l’échéancier des paiements.
   Versement de l’acompte d’inscription auprès de l’association départementale des PEP.

Entre J- 3 mois et J- 2 mois : Instruction et dépôt du dossier administratif

Attention : dans certains départements les délais diffèrent. Par exemple en Ile de France le délai est de 8 semaines hors vacances scolaires.

Transmis en 3 exemplaires, auprès de l’I.E.N de circonscription, il doit comprendre 4 annexes :
 l’Annexe 2 (demande d’autorisation de départ)
 l’Annexe 3 (fiche d’information sur le transport)
 le Schéma de conduite (prévisions d’itinéraire et organisation temporelle)
 l’Annexe 3 bis (transport durant le séjour)
* le projet pédagogique
* la liste détaillée des activités prévisionnelles.

1. Transmettre une copie du projet pédagogique au centre d’accueil pour l’établissement du planning de séjour.
2. Dossiers individuels enfants
3. Prévoir un projet pédagogique de substitution pour les élèves qui, malgré les efforts déployés, ne participeraient pas au séjour.

J – 1mois : Organisation matérielle

1. Avec le centre d’accueil
   transmission de la liste définitive des élèves avec répartition garçons/ filles et régimes alimentaires particuliers
   information sur les adultes accompagnateurs
   confirmation des horaires d’arrivée, de retour, des sorties et activités
   constitution de la malle pédagogique en lien avec le centre.
   
   
2. Avec les familles
   Distribuer les dossiers individuels avec le trousseau indicatif 

Collecter des autorisations parentales (fiches administratives de renseignements individuels et fiche de liaison sanitaire, attestations Couverture Maladie Universelle, conditions particulières concernant la garde des enfants)
Vérifier ou collecter les attestations d’assurance
Pour les séjours à l’étranger (ou avec excursion dans un pays étranger, cas des centres frontaliers) vérification des cartes d’identité et autorisation de sorties du territoire.

J- 15 jours : Informations des familles sur l’organisation du voyage

Communication des lieux et horaires de départ et retour
Consignes écrites concernant le voyage et le déroulement du séjour (repas froids, courrier, téléphone, argent de poche, traitements médicaux, lavage du linge…)
Vérification des paiements des familles.

J – 7 jours : Préparation du départ

Préparation de la malle pédagogique et de la trousse médicale de secours.
Constitution du dossier de voyage : liste des élèves, test de natation pour les activités nautiques,  fiches individuelles de renseignements et fiches sanitaires, autorisations parentales, attestations d’assurance, fiche de synthèse des numéros utiles.

Faire le point avec le responsable des PEP de votre département sur le lieu de rendez-vous, et la procédure à mettre en place pour le départ.

J+ X jours

Recouvrer les frais médicaux engagés
Etablir les différents bilans (pédagogiques, financier…)
Régler le séjour auprès de l’organisateur
Prévoir une soirée conviviale avec les parents et les partenaires pour témoigner de votre satisfaction et du bonheur des enfants (projection de films, exposition photographique, cahiers du séjour…).